Roma, Camera dei deputati, Aula dei Gruppi parlamentari. Per due giorni oltre duecento delegati, difensori civici, autorità indipendenti e rappresentanti istituzionali arrivati da tutto il mondo si sono confrontati alla III International Ombudsman Conference, l’edizione italiana dell’appuntamento internazionale dedicato al ruolo dei garanti dei cittadini di fronte alle amministrazioni pubbliche. Un confronto ospitato a Montecitorio e preceduto, il 27 maggio, dall’udienza generale in piazza San Pietro con Papa Leone XIV.
A Roma è arrivata anche Teresa Anjinho, mediatrice europea, figura incaricata di indagare sui casi di cattiva amministrazione nelle istituzioni, negli organi e nelle agenzie dell’Unione europea. Portoghese, giurista, già vice difensore civico del Portogallo, Anjinho guida oggi un ufficio che si trova al centro di alcune delle questioni più sensibili della governance europea: i conflitti di interesse nelle agenzie Ue, la trasparenza delle procedure amministrative, la sicurezza alimentare, l’impatto dell’intelligenza artificiale e l’aumento dei reclami dei cittadini.
In questa intervista con Eurofocus, realizzata a margine della conferenza di Roma, Anjinho spiega perché ha deciso di avviare una propria indagine d’iniziativa sulle cosiddette “revolving doors”, cioè il passaggio di funzionari e membri degli organi direttivi dalle agenzie europee al settore privato; racconta la nuova inchiesta sulla sicurezza alimentare e sui meccanismi di notifica tra Commissione europea e Stati membri; e affronta il tema dell’AI, che da un lato sta aiutando più cittadini a scoprire l’esistenza dell’Ombudsman europeo, ma dall’altro sta aumentando la pressione su un ufficio chiamato a distinguere tra casi rientranti nel mandato e segnalazioni che invece riguardano altri livelli amministrativi.
Ombudswoman Anjinho, partiamo da una delle sue inchieste più recenti, quella sulle “revolving doors”. Perché ha deciso di avviarla?
“È un piacere essere qui e poter parlare del lavoro del mio ufficio. Anche questo è un modo per dare visibilità a un’istituzione come quella dell’Ombudsman, perché i cittadini devono sapere che possono rivolgersi a noi se hanno un problema con le istituzioni europee.
Le inchieste d’iniziativa sono molto importanti per un ufficio come il nostro, perché permettono di lavorare in modo più proattivo e non solo reattivo rispetto ai reclami che riceviamo. Naturalmente devono essere usate in modo strategico, quando capiamo che ci sono aree in cui possiamo avere una visione strutturale di un determinato tema e contribuire a rafforzare la buona amministrazione in Europa.
Nel caso delle “revolving doors”, appena ho iniziato il mio mandato ho esaminato tre reclami riguardanti tre diverse agenzie europee. Erano casi diversi, ma tutti hanno portato a risultati molto significativi, perché in tutti e tre abbiamo riscontrato elementi di cattiva amministrazione. Al tempo stesso, però, quei casi hanno mostrato anche alcune buone pratiche che potevano diventare un riferimento utile per altre agenzie.
In passato avevamo già lavorato sulla Commissione europea. Ora era importante guardare anche alle agenzie. Per questo abbiamo esaminato quindici agenzie e il risultato ha mostrato che esistono regole, ma vengono applicate in modo non uniforme”.
La sua indagine ha evidenziato che diverse agenzie non hanno regole chiare sui passaggi dei membri dei board o dei funzionari verso incarichi privati collegati alla loro attività precedente. È un problema tecnico o un problema culturale dell’amministrazione europea?
“Dal punto di vista del Mediatore europeo, la questione va letta su due piani. Il primo è molto chiaro: servono regole sulle “revolving doors” che siano chiare e coerenti. È una questione di protezione dell’interesse pubblico.
Il secondo piano è altrettanto importante. Viviamo in un mondo in cui il mercato del lavoro europeo è cambiato. C’è più mobilità, le carriere sono più complesse, più flessibili, e questo significa anche più movimenti tra il settore pubblico e il settore privato. Proprio per questo è essenziale capire come le agenzie stanno gestendo i conflitti di interesse.
Quello che abbiamo trovato è che le regole esistono, ma sono applicate in modo disomogeneo. E molte agenzie possono beneficiare delle buone pratiche già sviluppate da altre. Da qui nascono le nostre linee guida di buone pratiche, che credo possano aiutare le agenzie europee a gestire meglio in futuro i conflitti di interesse e le situazioni di “revolving doors”, rafforzando la buona amministrazione nel suo complesso”.
Le vostre linee guida sono raccomandazioni, non norme vincolanti. Ritiene che questo sia sufficiente? Oppure l’Unione europea dovrebbe dotarsi di regole obbligatorie e armonizzate per tutte le agenzie?
“È una domanda molto importante. Prima di tutto, però, va chiarito un punto: l’Ombudsman non fa politica. Le scelte normative spettano ai decisori politici.
Detto questo, il fatto che esistano regole diverse sui conflitti di interesse e sulle “revolving doors” è legato anche alla necessità di mantenere un certo grado di flessibilità. Non tutti gli incarichi sono uguali. Alcune posizioni richiedono riflessioni diverse sui periodi di raffreddamento, sugli obblighi di notifica e sulle eventuali restrizioni.
La cosa importante, però, è garantire un nucleo minimo comune di regole. Quello che consiglierei è di avere regole minime comuni armonizzate per tutte le agenzie dell’Unione europea, in modo da garantire che la flessibilità non diventi frammentazione e non porti all’applicazione di standard etici diversi.
La mobilità esiste, fa parte del mercato del lavoro contemporaneo e può essere anche positiva. Ma deve essere gestita in modo da evitare conflitti di interesse e da proteggere l’integrità dell’amministrazione pubblica”.
Un’altra inchiesta recente riguarda la sicurezza alimentare e in particolare il sistema di notifica tra Commissione europea e Stati membri. Da cosa nasce questa iniziativa?
“Riguarda quelle che chiamiamo procedure amministrative composite. È un’espressione tecnica, ma il concetto è semplice: ci sono aree in cui le competenze sono condivise tra le istituzioni dell’Unione europea e gli Stati membri.
In questi casi possono emergere dei vuoti, o comunque dei punti deboli, nel collegamento tra il livello europeo e quello nazionale. L’efficienza del sistema dipende dall’anello più debole. Per questo bisogna garantire che tutto funzioni non solo a livello dell’Unione europea, in questo caso della Commissione, ma anche a livello degli Stati membri”.
Nel caso della sicurezza alimentare, che cosa state esaminando esattamente?
“Il mio controllo si concentra sulla Commissione europea e sul modo in cui esercita i suoi poteri. In particolare guardiamo al ruolo centrale della Commissione nel ricevere le notifiche, processarle, valutarle e trasmetterle agli Stati membri.
Ma, accanto all’analisi della Commissione, è altrettanto importante capire come agiscono le autorità nazionali. Questo però non rientra nel mio mandato diretto. È qui che diventa fondamentale il ruolo dei difensori civici nazionali e della rete europea degli Ombudsman.
Per questo mi sono rivolta agli Ombudsman nazionali e li ho invitati, nella loro piena autonomia, ad avviare le proprie inchieste. L’obiettivo finale è arrivare a una conclusione solida sulla necessità, o meno, di rafforzare e sviluppare un sistema che sappia affrontare le nuove sfide.
Le catene globali di approvvigionamento sono diventate più complesse. L’e-commerce può aggirare o rendere più difficili alcuni controlli molto importanti.
Il nostro obiettivo è salvaguardare la fiducia dei cittadini. Le persone devono sapere che ci sono autorità che controllano, che il sistema esiste e che può essere migliorato dove necessario”.
Parliamo di intelligenza artificiale. Il rapporto annuale 2025 dell’Ombudsman europeo ha mostrato un forte aumento dei reclami. Una parte di questo aumento sembra collegata al fatto che molti cittadini, usando chatbot o strumenti di AI, vengono indirizzati verso il vostro ufficio. È una buona notizia o un problema?
“È una domanda che mi permette di parlare dell’importanza del nostro ufficio rispetto all’impatto dell’AI. E questo vale su due livelli: da un lato, come le istituzioni europee stanno usando e gestendo l’intelligenza artificiale, anche perché abbiamo competenze specifiche nell’ambito dell’AI Act; dall’altro, come l’AI sta incidendo sul funzionamento interno del mio ufficio.
Credo molto negli aspetti positivi dell’intelligenza artificiale. Ma riconosco anche i rischi. E questi rischi sono reali, non astratti o soltanto potenziali.
Siamo in una fase in cui le istituzioni, incluso l’ufficio dell’Ombudsman, devono riflettere insieme su quali modelli di governance adottare. L’obiettivo deve essere garantire che qualunque uso dell’AI rafforzi la buona amministrazione, la trasparenza e l’accountability, e non il contrario”.
Quali sono, secondo lei, i principi essenziali per usare l’AI dentro le istituzioni pubbliche?
“Ci sono alcuni principi già molto chiari. Quando si usa l’intelligenza artificiale, le persone devono saperlo. L’uso dell’AI deve essere spiegabile. La responsabilità deve rimanere sempre umana. E tutto deve essere etico by design, pensato fin dall’inizio per rafforzare la buona amministrazione.
Non possiamo usare l’AI in modo opaco. Non possiamo delegare alla macchina il giudizio finale. L’intelligenza artificiale può aiutare, può semplificare alcune attività, può sostenere il lavoro amministrativo. Ma la responsabilità deve restare umana”.
Nel vostro ufficio state già ricevendo reclami legati all’uso dell’AI da parte delle istituzioni europee?
“Sì, stiamo già ricevendo reclami collegati all’AI. Alcuni riguardano, per esempio, la gestione dei fondi europei e la domanda se l’intelligenza artificiale sia stata usata oppure no. Credo che le prime inchieste in questo campo siano in qualche modo pionieristiche. Ne arriveranno altre. Per questo ci stiamo preparando”.
E internamente? L’AI sta già cambiando il modo in cui lavora l’ufficio dell’Ombudsman europeo?
“L’impatto dell’AI si vede già nel numero di reclami che riceviamo. Da un lato è positivo, perché aumenta la consapevolezza. Gli strumenti di AI stanno aiutando istituzioni come l’Ombudsman a essere conosciute dai cittadini e stanno aiutando i cittadini a raggiungerci.
Dall’altro lato, però, questo mette molta pressione sui nostri servizi. Molti reclami sono fuori dal nostro mandato. Spesso sono molto lunghi, molto complessi, molto ben scritti. Questo significa che dobbiamo essere pronti a gestirli, capire se rientrano nel nostro mandato e rispondere in modo appropriato”.
Quindi l’AI può ampliare l’accesso ai diritti, ma può anche creare rumore amministrativo?
“Sì, possiamo dirlo così. L’AI può essere un ponte tra cittadini e istituzioni, perché aiuta le persone a capire a chi rivolgersi. Ma può anche indirizzarle verso l’autorità sbagliata o generare reclami che non rientrano nel nostro mandato.
Per questo ho deciso di rivolgermi anche ad altre istituzioni che, come noi, ricevono segnalazioni dall’esterno. In particolare, ho coinvolto Olaf, l’ufficio europeo antifrode, e il Garante europeo della protezione dei dati. L’idea è confrontarci, capire quali tendenze stanno emergendo, quali approcci adottare e anche valutare la possibilità di usare l’AI per gestire l’impatto dell’AI”.
È un passaggio delicato: usare l’intelligenza artificiale per affrontare problemi generati anche dall’intelligenza artificiale. Dove si traccia il confine?
“Il confine è nella responsabilità umana. Possiamo usare l’AI per sostenere il lavoro, per comprendere meglio i flussi, per gestire documenti complessi, per migliorare l’efficienza. Ma non per sostituire il giudizio umano.
Le persone devono sapere quando viene usata l’AI. Devono poter capire il processo. E la responsabilità finale deve rimanere in capo a persone, non a sistemi automatici. Questo è fondamentale per la fiducia nelle istituzioni”.
La crescita dei reclami è anche un segnale di maggiore consapevolezza dei cittadini europei? O indica che qualcosa non funziona nel rapporto tra amministrazione Ue e cittadini?
“Può essere entrambe le cose. Certamente c’è un aspetto positivo: più cittadini sanno che esistiamo e possono rivolgersi a noi. Questo è importante, perché un Ombudsman può essere efficace solo se le persone conoscono il suo ruolo.
Allo stesso tempo, l’aumento dei reclami ci dice che le amministrazioni devono continuare a lavorare sulla chiarezza, sulla trasparenza, sull’accessibilità e sulla qualità delle risposte ai cittadini. Il nostro compito è proprio aiutare le istituzioni europee a migliorare, rafforzando la buona amministrazione”.
L’Unione europea sta regolando l’AI con l’AI Act. Ma le istituzioni europee sono pronte a rispettare standard adeguati di governance dell’intelligenza artificiale?
“È una delle grandi questioni dei prossimi anni. Le istituzioni devono essere non solo regolatori, ma anche esempi di buona governance. Se usano l’intelligenza artificiale, devono farlo in modo trasparente, spiegabile, responsabile, rispettoso dei diritti e orientato alla buona amministrazione.
Il mio ufficio avrà un ruolo importante nel monitorare questi aspetti, perché l’AI non riguarda soltanto la tecnologia. Riguarda il modo in cui le decisioni vengono prese, spiegate e contestate. Riguarda la fiducia dei cittadini nelle istituzioni”.
Torniamo alla conferenza di Roma. Qui ha incontrato Ombudsman e delegazioni da tutto il mondo. Che cosa porta via da questa esperienza?
“Amo Roma, amo l’Italia. E per me venire qui non è soltanto una visita istituzionale, è anche qualcosa di molto emozionale. Ho fatto il mio Erasmus a Roma. Posso dire che probabilmente è stata proprio Roma la prima città in cui mi sono sentita davvero europea. Qui ho capito che l’Europa è molto più delle istituzioni o dei trattati: è fatta di persone che si incontrano, condividono esperienze e imparano le une dalle altre.
Questo è anche il valore aggiunto di conferenze come questa e della rete europea degli Ombudsman, che ho il privilegio di coordinare. Ci permettono di incontrarci, condividere esperienze e sostenerci reciprocamente in un mondo in cui questo sostegno è sempre più necessario”.
Perché è così importante questo scambio tra Ombudsman di Paesi e sistemi diversi?
“Perché tutto sta cambiando molto rapidamente. È importante crescere anche grazie alla conoscenza degli altri. Alcuni colleghi stanno già affrontando sfide che in Europa, o in alcuni Stati membri, cominciamo appena a vedere. Confrontarsi significa prepararsi meglio. Da Roma porto via due parole: speranza e cooperazione”.
